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El proceso de onboarding

Seguramente si te dedicas profesionalmente al mundo de los recursos humanos, habrá oido hablar  de el proceso de onboarding, y las ventajas que traerá este tipo de soluciones a tu organización. Hoy en día, la gestión del talento tiene un papel estratégico al considerarse una inversión a largo plazo, desde el reclutamiento y selección, hasta el desarrollo y retención del capital humano.

Cuando un nuevo talento se incorpora en nuestra empresa debemos hacer algo más que iniciar un proceso de inducción, debemos integrarlos al 100% en nuestra organización, a este proceso se le denomina proceso de onboarding.

En este artículo hemos reflejado un listado de técnicas que contribuirán al proceso de onboarding de tu empresa.

Diferencias entre inducción y proceso de onboarding.

El reclutamiento de nuevos empleados va más allá de dar la bienvenida al trabajador, presentar a sus compañeros e informar de sus nuevas tareasel talento de hoy exige beneficios que van mucho más allá del salario, quieren sentir su pertenencia cuando llegan a su entorno laboral. Por ello, la duración de un proceso de onboarding se extiende a los 2/3 primeros meses desde la incorporación. 

La inducción presenta información desde dentro de la empresa hacia el nuevo empleado, la comunicación es unidireccional, mientras que en un proceso de onboarding la comunicación es bidireccional ya que el nuevo empleado proporciona a su vez información a la empresa. 

El proceso de onboarding no sólo presenta la misma información del empleado que la inducción, sino que se preocupa de integrarlos para que se encuentren a gusto en la empresa, punto cada vez más importante para que desempeñe su labor de forma eficaz y eficiente. 

Un proceso de reclutamiento eficaz permite contribuir a la decisión por parte del empleado de querer desarrollar su carrera profesional en nuestra empresa, lo que supone un ahorro de tiempo, recursos e inversión en futuros procesos de selección para nuevas incorporaciones. 

Según el estudio “The true cost of a bad hire” de Brandon Hall Group (firma internacional con más de 10.000 clientes en todo el mundo), las empresas con un proceso de onboarding mejoran la retención de nuevos empleados en un 82% aumentando la productividad de los mismos hasta en un 70% .  

Otro dato importante del estudio refleja que dos de cada tres programas de alto rendimiento en el proceso de onboarding incluyen la figura del mentor, la que facilita la incorporación del nuevo empleado en la empresa en los aspectos relativos a socialización y networking. 

Proceso de pre-onboarding. 

Iniciamos el proceso de incorporación de un empleado al publicar nuestra oferta de empleo, gracias a ella recibimos un número de candidaturas que deberemos filtrar para entrevistar a los preseleccionados. En esas entrevistas mediremos sus conocimientos y habilidades, pero no debemos olvidar que todos ellos recibirán aspectos de la empresa como son los valores corporativos, filosofía de trabajo y visión empresarial. Este intercambio de información permitirá que tanto ellos como nosotros averigüemos si queremos iniciar una relación profesional duradera, y podremos medir el nivel de afinidad que tiene tanto el candidato ideal como la empresa. 

Esta parte del proceso es importante porque nos permitirá no sólo evaluar los conocimientos y habilidades del candidato, sino que además sabremos si comulga con los valores corporativos de nuestra empresa. No siempre el CV más brillante es la persona idónea para subir al barco de nuestro proyecto empresarial. 

Aplicando esta técnica, sea cual sea la persona que elijamos para incorporarse a nuestra empresa, dispondrá de una serie de ideas y de datos que le permitirá familiarizarse más rápido con la empresa. 

Un proceso de onboarding eficaz, supone un ahorro de tiempo, recursos e inversión en futuros procesos de selección Clic para tuitear

Asignación de mentores. 

Ya hemos elegido el candidato que forma parte de nuestra plantilla, hemos conseguido el fichaje deseado, ahora queremos que nuestra apuesta se integre cuanto antes al equipo durante el proceso de onboarding. Para ello, lo ideal es asignar un mentor a cada empleado para garantizar su integración, explicar protocolos de trabajo, herramientas utilizadas, y lo más importante, presentar a sus compañeros de departamento. 

¿Cómo debe ser ese mentor? Debe ser una persona con la suficiente experiencia como para resolver por sí mismo las preguntas y dudas planteadas por el nuevo empleado, así como tener capacidad de solucionar los errores que este pueda cometer en su adaptación a su nuevo puesto de trabajo. Capaz de generar confianza en el empleado, que le ayude a perder sus miedos y barreras con el objetivo de sacar todo el potencial (muchas veces oculto) de nuestra nueva incorporación. 

En función del tamaño y los recursos de nuestra empresa podemos asignar un mismo mentor a distintas personas, o nombrar un mentor independiente para cada nuevo empleado. La duración de la relación entre el mentor y el nuevo empleado dependerá de si este último es una persona proactiva y resolutiva, o si es una persona reactiva y dependiente. 

Elaboración del manual de acogida.

Abrumar a tu nuevo empleado con toda la documentación durante sus primeros días en la empresa es algo que debemos evitar en la medida de lo posible, pero ¿cómo podemos facilitar toda la información que necesita para el desarrollo de su labor? Aquí entra lo que denominamos manual de acogida, y podemos usar la plataforma de gestión de contenidos de nuestra empresa para permitir un fácil al acceso a la información.

El manual de acogida en un documento que resume no sólo las especificaciones del puesto que va a ocupar, sino también aspectos generales como el organigrama de la empresa, tipos de comunicación entre departamentos, personas que forman esos departamentos, cultura empresarial y, en definitiva, cualquier información que le ayude a definir la propia empresa. 

Debe estar diseñado de forma que el nuevo empleado lo consulte de forma fácil y rápida cuando tenga una duda concreta, y su mentor no esté disponible, o incluso aunque sí lo esté. 

Tejido social en la empresa.

Comunicarte con tus empleados antes de su fecha de inicio es importante para familiarizarlos con la empresa, la parte emocional y social es cada vez más importante en un proceso de onboarding, aquí juegan un papel importante el resto de compañeros del departamento. Nuestro entorno será más agradable conforme interactuemos con las personas de nuestro entorno.  

Principalmente vemos 2 formas de potenciar el tejido social: 

A) A través de espacios físicos y tiempos de interacción comunes, por ejemplo, estableciendo una hora común para desayunar en un espacio habilitado que permita las relaciones entre los empleados.

B) Mediante espacios virtuales, muchas empresas disponen de redes sociales internas que les permiten crear sus propios perfiles,disponer de foros de interés donde intercambiar conocimiento y opiniones, chats para realizar comunicaciones rápidas con compañeros, o incluso un buzón de sugerencias donde se de voz al empleado, todo esto mejora el ambiente social. 

Seguimiento individualizado.

Es importante contar con una serie de registros que nos permitan analizar el nivel de desempeño, productividad y adaptación del nuevo empleado. Registrar el tiempo que el nuevo trabajador tarda en realizar una tarea, su nivel de participación en los espacios comunes, número de errores cometidos, evolución de su actitud o incluso su interacción con el mentor, nos permitirá conocer cuán eficaz es nuestro sistema de onboarding con vista a desarrollar futuras mejoras. 

No hay nadie mejor que el mentor asignado para realizar este seguimiento individualizado, sin embargo hay otro tipo de datos que pueden recogerse gracias a las nuevas tecnologías, como por ejemplo su participación en los espacios virtuales. 

Después de esta serie de técnicas que contribuyen al proceso de onboarding en la empresa, nos centraremos en la firma de documentación Recursos Humanos como servicio para catalizar dicho proceso. 

Firma de documentación RRHH.

¿Qué es y cómo puede contribuir al proceso de onboarding? 

La firma de documentación RRHH es un servicio que no solo permite agilizar toda la documentación relativa a la incorporación de un nuevo trabajador en la empresa, sino que también ofrece múltiples beneficios para las labores llevadas a cabo por el departamento de RRHH. 

Gracias a la firma de documentación RRHH, el empleado no necesitará invertir apenas esfuerzo en los trámites necesarios durante su incorporación, lo que le permitirá centrarse en su incorporación al flujo y ambiente de trabajo, así como a su equipo. 

Esto es más importante de lo que parece, ya que, a nivel emocional y motivacional, al entrar a formar parte de una empresa son muchas las personas que necesitan la menor cantidad posible de distracciones durante su incorporación. Agilizar los trámites y las firmas, así como disponer de una seguridad mínima, contribuye a que el proceso de onboarding pueda cumplir el objetivo para el que fue diseñado sin verse impedido por aspectos burocráticos y legales. 

Asimismo, disponer de un proceso digital semiautomático permite a las empresas realizar la menor cantidad posible de trámites burocráticos. 

firma digital contratos RRHH

Características de la firma de documentación.

La principal característica de la firma de documentación RRHH es su capacidad para automatizar y optimizar todos los trámites necesarios entre el empleado y el departamento de recursos humanos. 

Junto a su posibilidad de integración con sistemas de gestión de RRHH, la documentación puede ser gestionada y administrada de forma rápida y sin que interfiera ni en el onboarding ni en otros procesos. 

Por otro lado, la firma de documentación RRHH utiliza plataformas que funcionan mediante e-mail y SMS, de forma que se pueda firmar de manera rápida, sencilla y cómoda. Por supuesto, toda la documentación queda almacenada de forma segura, lo que garantiza un proceso eficaz de control y búsquedas futuras. 

Por último, según la tipología de los documentos, se pueden definir diferentes procesos de firma de la documentación, en caso de ser necesario. Todos ellos facilitan la acción de cada nuevo empleado para que el proceso de onboarding no se vea afectado. 

Beneficios de la firma de documentación RRHH.

Nos dirigimos a la oficina sin papel (o al menos se reducirá mucho) y en el camino de la transformación digital de las empresas, la firma de documentación RRHH ocupa un lugar importante en la lista de beneficios que esta tecnología puede aportar a tu empresa.  

Respecto al control de la documentación, toda la relativa a los empleados (CV, contratos, DNI, etc…) se almacena en un único repositorio. Como todo el proceso se realiza en formato digital, la eliminación de papel posibilita un importante ahorro de tiempo y de dinero para la empresa, al mismo tiempo que se evitan posibles pérdidas. Estos documentos en formato digital tienen la misma validez legal que los documentos firmados físicamente. 

Este sistema posibilita la mejora en el trato con el empleado, algo imprescindible en todo el proceso de onboarding. Esto se debe a la sencillez y a la agilidad que aporta tanto al departamento de RRHH como al propio empleado, quien puede firmar desde cualquier lugar y en cualquier momento sin dificultad alguna. 

Asimismo, permitirá crear un proceso que automatice al máximo tanto la fase previa como la fase posterior a la firma, consiguiendo que nuestros nuevos empleados se integren en la empresa de forma rápida y cómoda al mismo tiempo que la empresa economiza tiempo y otros recursos. 

Conclusiones.

Un proceso de onboarding eficaz es aquel que cumple el objetivo de integrar al nuevo empleado en la empresa lo más rápida y cómodamente posible, estos son los puntos que te servirán como referencia rápida a la hora de iniciar un proceso de onboarding en tu empresa: 

1) El onboarding es más complejo y completo que un proceso de inducción. 

2) Implica para la empresa un aumento de la productividad, de la relación de nuevos empleados y, con ello, de los beneficios. 

3) Un proceso de pre-onboarding permite que los candidatos a un puesto se familiaricen con la cultura y valores de la empresa, y que la empresa pueda ver los candidatos más afines a esos valores. 

4) El mentor es una figura que debe acompañar a todo nuevo empleado para facilitar su integración en la empresa, resolver sus dudas y corregir sus posibles errores. 

5) Disponer de un manual de acogida puede ayudar al nuevo empleado a resolver sus dudas cuando su mentor no se encuentre disponible. 

6) El tejido social en la empresa es importante a nivel emocional y motivacional para que los nuevos trabajadores pueden integrarse lo más rápidamente posible. 

7) De igual importancia es un seguimiento individualizado que nos permita medir el nivel de desempeño de cada nuevo empleado y así poder actuar en consecuencia. 

8) La firma de documentación de RRHH es un sistema que contribuye al proceso de onboarding al aligerar los aspectos burocráticos y legales, y al permitir que el empleado se centre en su incorporación a la empresa en vez de centrarse en ellos. 

9) Además, la firma de documentación RRHH proporciona una serie de beneficios para el departamento de RRHH, permitiendo ahorrar tiempo, dinero y otros recursos. 

Kyocera cuenta con soluciones END-to-END para llevar a cabo el proceso de selección, el onboarding de empleados y la gestión de expedientes de una forma integral. Si quieres conocer cómo  te podemos ayudar, descarga nuestra guía y mejora la experiencia digital de tus empleados. 

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