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LOS COSTES OCULTOS DE IMPRESIÓN

A la hora de elegir impresora para nuestro negocio, la primera pregunta que nos hacemos es sobre el coste que nos va a suponer, pero no sólo por el coste real de la impresora o consumibles, sino también por los llamados costes ocultos de impresión.

Es decir, esos costes que no se especifican pero que son importantes, por ejemplo el coste del consumo energético, o el de las averías. Cuando vemos que ese gasto crece, incluso por encima del gasto de la propia impresora, es cuando nos hacemos preguntas sobre el uso que le estamos dando. 3 de cada 4 empleados utilizan la impresora del trabajo para imprimir documentos en color, es aquí cuando efectuamos un control de impresión, el problema es que no todas las empresas se dan cuenta de estos costes ocultos de impresión.

Los costes ocultos de impresión puede  suponer un gasto importante para la empresa.

Los costes ocultos de impresión, en ocasiones llegan a consumir hasta un 4% de los costes fijos de la empresa, y lo peor de todo es que las compañías no son conscientes de ese gasto. Un negocio que no consigue monitorizar estos gastos está gastando más de lo adecuado, y podría destinar esos recursos económicos a otras áreas más productivas.

Se calcula que el 90% de las empresas imprimen documentos todos los días, y sólo un 10% de las mismas conocen el verdadero coste que le está generando a su negocio. 

A continuación te enumero todos los costes ocultos de impresión:

1 COSTE DE LOS EQUIPOS.

Añadimos el coste de adquisición de todos los accesorios que elegimos a la hora de configurar nuestra impresora, por ejemplo disco duro, bandejas, finalizador, fax, memoria…

2 CONSUMIBLES

Es el más importante, casi la mitad del gasto se nos va reponiendo los consumibles (tóner o tinta), y si hablamos de impresiones a color el gasto se dispara ya que el color encarece las impresiones. También podríamos incluir el gasto de papel, y grapas en los modelos que llevan grapadora para finalizar trabajos.

3 IMPRESIÓN INNECESARIA

Bien, aquí hemos llegado a uno de los puntos clave, el exceso de impresiones. Son muchos los empleados que imprimen documentos personales en las impresoras de la empresa sin autorización, (documento médico, fotocopias para el colegio de sus hijos…). Y por otro lado, también se produce un uso indiscriminado de impresiones para la actividad de la empresa, me explico, en ocasiones antes de recurrir a la lectura digital de un documento PDF, sin pensarlo lo imprimimos y lo almacenamos en archivos y cajones hasta que los llegamos a tirar con el paso del tiempo.

4 CONSUMO ENERGÉTICO Y AVERÍAS.

El consumo de energía representa un porcentaje elevado del coste total de su vida útil, y un gasto que debemos tener en cuento son las averías, paradas inesperadas, cambio de componentes… el afrontar un gasto de mantenimiento al fin y al cabo encarece el coste por copia.

5 UNA MALA ELECCIÓN DEL EQUIPO.

Lo barato al final sale caro, cuántas veces hemos escuchado decir esta frase a nuestras abuelas, pues sí, la mayorías de las veces una impresora barata no es la mejor opción. Suelen consumir más tinta, lo que nos lleva a cambiar los cartuchos con frecuencia, además de sufrir las averías que contábamos en el punto anterior. No lo olvides, una mala elección de tu equipo de impresión producirá gastos extras.

¿CÓMO PODEMOS EVITAR ESTOS COSTES?

Lo primero hacer una campaña de sensibilización en la empresa para reducir los costes ocultos de impresión, y luego contar con un mecanismo de control que reduzca los gastos que generan sus propios trabajadores. Si el empleado sabe que las impresiones son monitorizadas por usuario, seguramente se lo pensará 2 veces antes de fotocopiar el libro de inglés de su hijo. Y por supuesto, buscar soluciones que permitan controlar los costes ocultos de impresión, como por ejemplo el servicio de mantenimiento en pago por copia que ofrecemos en workopy. Un servicio a medida que mejora los costes garantizando la calidad y efectividad del resultado, paga sólo por lo que imprimas, si no imprimes no pagas.

Mira el siguiente vídeo de 2 minutos y averigua que incluye nuestro servicio de pago por página, y recuerda si no imprimes no pagas.

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910 527 131 / 682 204 911

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