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En un entorno empresarial, lograr una gestión documental eficiente es ineludible. En este sentido, contar con soluciones que faciliten y optimicen el cometido debe ser una prioridad.

Solpheo Suite, una plataforma de gestión de contenido empresarial

En el contexto actual, el software de gestión documental no deja de evolucionar. Pueden encontrarse soluciones perfeccionadas capaces de englobar lo mejor de un ECM (Enterprise Content Management o gestión de contenido empresarial) y de un BPM (Business Process Management o gestión de procesos de negocio).

La definición en sí misma es amplia, pero puede resumirse como aquel sistema que agiliza los procesos de trabajo a la vez que los hace más eficientes.

En la medida en que un negocio crece, es cada día más preciso tomar las decisiones adecuadas. Y la falta de integración entre los diferentes softwares utilizados puede traducirse en ineficiencia. De acuerdo con ello, consolidar los sistemas separados en una plataforma totalmente integrada ofrece muchas ventajas.

Asimismo, el objetivo general del software de gestión documental es consolidar el negocio en una plataforma de tecnología controlable, que brinde información procesable en tiempo real sobre el desarrollo de su negocio.

La falta de integración entre las aplicaciones independientes significa que el personal simplemente vuelve a ingresar los datos en múltiples sistemas con un riesgo de error considerable. Por no mencionar un esfuerzo laborioso en el que podría invertirse mejor el tiempo.

Una plataforma integrada proporciona un acceso fácil a un sistema de información empresarial común y confiable que automatiza los procesos clave y permite el crecimiento.

Cuando una empresa opera con diferentes sistemas de software, puede ser difícil obtener una imagen general precisa de cómo se está desenvolviendo la empresa.

Integrar todos sus sistemas de información y unir los diferentes flujos de datos en una plataforma, brinda una imagen precisa de cómo la empresa está desempeñando la capacidad de tomar decisiones. Esa es una de las características que debe cumplir un buen software de gestión documental.

Hay que tener en cuenta que la transformación digital ha cambiado por completo las reglas del juego. Ahora, los actores que intervienen en el escenario empresarial precisan este tipo de soluciones para seguir siendo eficientes y, sobre todo, competitivos.

LAS 9 VENTAJAS DE UTILIZAR UNA PLATAFORMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

Este tipo de plataformas agrega un valor crucial a largo plazo y ayuda a las empresas (tanto grandes como pequeñas) a iniciar su camino hacia la digitalización.

Un software de gestión documental, es una tecnología que ofrece a cualquier compañía el equipamiento necesario para responder a un entorno empresarial cada vez más cambiante y exigente.

1 Funciones fáciles de usar.

Para empezar, la plataforma es absolutamente intuitiva y fácil de utilizar. De este modo, cualquier empleado será capaz de confeccionar una factura electrónica o cumplimentar documentos de un modo sencillo gracias a la firma digital.

Además, facilita la distribución de contenido, la descarga de actualizaciones, la eliminación y la alteración del contenido web, así como la posibilidad de buscar, recuperar y reutilizar el contenido.

2 Se adapta a cualquier empresa.

Estos sistemas ofrecen simplicidad, flexibilidad, escalabilidad y una solución rentable, no solo para pequeñas y medianas empresas (PYME), sino también para individuos.

3 Una actualización constante.

Por un lado, los usuarios pueden controlar, administrar y estructurar su contenido en tiempo real.

Por otro, no es necesario esperar a que los administradores web o los desarrolladores realicen cambios. El contenido es siempre fresco y actualizado.

4 Mejora la colaboración y el intercambio.

Los sistemas de gestión documental son útiles para la automatización de datos, el flujo de trabajo y la gestión de procesos y pueden mejorar la comunicación al proporcionar un entorno de colaboración para compartir contenido.

5 Accesible desde cualquier lugar.

Una plataforma responsive, permite que el contenido sea accesible virtualmente desde cualquier lugar, utilizando cualquier dispositivo de computadora que esté conectado a Internet. Esta es una característica muy conveniente, ya que la capacidad para trabajar de forma remota y en movimiento es cada vez más importante en la actualidad.

6 Permisos personalizados.

Solpheo suite proporciona controles de acceso para asignar privilegios de usuario personalizados a determinadas secciones o restringir a qué contenido pueden acceder los usuarios.

7 Reduce riesgos.

Dado que la automatización es un factor clave para mantener la calidad de ejecución del proceso en el nivel deseado, garantiza que una tarea o proceso se complete de la misma manera en todo momento. Esto puede reducir errores y riesgos en los procesos de negocios para garantizar que no vuelvan a ocurrir.

Además, dado que el software permite una mejor transparencia de los procesos de negocio, los usuarios son capaces de detectar fácilmente cualquier incidencia.

8 Impulsa la satisfacción del cliente.

Este tipo de tecnologías es realmente eficaz para retener clientes satisfechos. ¿Por qué? Porque puesto que el software agiliza y simplifica los procesos, los empleados pueden concentrarse mejor en el cliente.

Dicho esto, un cliente satisfecho es un cliente recurrente, lo que significa que ayuda a aumentar los ingresos y el rendimiento y garantiza la rentabilidad.

9 Mayor cumplimiento y seguridad.

Solpheo Suite es una solución de gestión documental que incluye la capacidad de almacenar, compartir, colaborar y gestionar toda la información, las tareas y procesos de tu empresa de forma automatizada, y conforme a la nueva normativa europea de protección de datos GDPR.

En definitiva, si quieres saber cómo podemos ayudar a tu empresa a entrar en el mundo de la transformación digital y liderar la era del cambio, no dudes en contactar con nosotros, estaremos encantados de ser tu partner digital y mostrarte como Solpheo suite puede ayudarte en tus procesos de negocio.

Dirección

Espacio de Iniciativas Empresariales
C/ Blas Cabrera, 23
CP-28806 Alcalá de Henares

910 527 131 / 682 204 911

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