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LA GESTIÓN DOCUMENTAL PARA SERVICIOS PROFESIONALES 

Cuando hablamos de sistema de gestión documental para servicios profesionales o DMS nos referimos a una forma automatizada de organizar, asegurar, capturar, digitalizar, etiquetar, aprobar y completar tareas utilizando una versión digital de los documentos o archivos involucrados en la gestión de una organización. 

La digitalización de documentos puede implementarse en una gran variedad de sectores. Pero es cierto, que debido a las características concretas de su actividad principal, existen algunos sectores que pueden sacarle un mayor partido al proceso de digitalización, por eso queremos destacar la gestión documental para servicios profesionales (abogados, asesores, administradores de fincas, consultores, coach, psicólogos, etc…)

Por ejemplo, dadas las características propias de un abogado, genera una gran cantidad de información, como son sentencias, defensas, procesos, etc… Digitalizar la información le permitirá a dicho abogado poder utilizar los documentos ya creados e implementarlos en otros nuevos. Además de poder consultar la información de manera más rápida, lo que le permitirá aumentar su capacidad de trabajo. 

Además de este sector, todas las áreas que tengan un gran volumen de facturas, podrán beneficiarse del proceso de implantación, ya que al digitalizarlas usando el software adecuado, podrán eliminar la documentación en papel. 

Para ello se utiliza un software que se encarga de controlar y organizar los documentos de toda la organización, incorporando capturas y contenido, y utilizando flujos de trabajo, repositorios de documentos, sistemas de salida, sistemas de recuperación de información, etc. 

¿Qué ventajas ofrece la gestión documental para servicios profesionales? 

La gestión documental facilita a este tipo de empresas combinar sus archivos en papel y digitales en un único lugar. Los documentos en papel se pueden escanear, y los formatos digitales (por ejemplo los que reciben por email) se pueden importar al sistema en diferentes formatos (pdf, hojas de cálculo, presentaciones, texto, imágenes, etc…), veamos que obtenemos con un sistema de gestión documental: 

Repositorio de documentos/archivos.  

Todos los documentos importantes de tu negocio en un único lugar, facilitando el acceso, la visualización y el intercambio de archivos. Imagina el tiempo que ahorrarás buscando en carpetas y archivadores para localizar un documento. 

Seguridad de los documentos.  

Un sistema de gestión documental protege la información confidencial mediante políticas de seguridad rigurosas y un control de acceso dónde sólo los usuarios autorizados pueden ver ciertos archivos. Además, en el caso de desastres como inundaciones, incendios e incluso robos, si migramos a un sistema de gestión documental en la nube, podemos garantizar que los datos de nuestra empresa y de nuestros clientes se mantengan seguros. 

Acceso a los documentos cuando son necesarios.  

 Con un sistema de gestión documental basado en nube, no sólo la localización de los documentos es inmediatasino que la gestión se realiza justo cuando se necesita, desde cualquier lugar, en cualquier momento y desde diferentes dispositivos (PC, móviles, tabletas…) En el caso por ejemplo de un administrador de fincas, podría tener a su alcance toda la documentación de una comunidad de vecinos durante el desarrollo de una reunión de comunidad. 

Mejor organización.  

Aquí hablamos de usabilidad, una estructura basada en etiquetas, metadatos, categorías y subcategorías, hace que los documentos sean mucho más fáciles de organizar, localizar y recuperar. La búsqueda por palabras clave devuelve los resultados en cuestión de segundos. 

Tiempo / eficiencia de costes.  

La eficiencia del empleado ahorra tiempo, tiempo que le permite centrarse en los aspectos más importantes de su actividad, aquellos que aportan valor añadido y son fundamentales para el funcionamiento de la empresa. Tiempo ahorrado es dinero ahorrado. 

Compartir archivos.  

La forma de trabajar ha cambiado, en un entorno profesional colaborativo, es de vital importancia disponer de herramientas que nos permitan compartir archivos con compañeros, clientes y colegas, controlando en todo momento con quién se comparten esos documentos y quién ha visto o editado los archivos. Esta es una característica que puede ser crítica a la hora de eliminar errores y analizar puntos de mejora en un proceso de negocio. 

NUESTRA PROPUESTA, SOLPHEO SUITE. 

Solpheo Suite es nuestra herramienta de gestión documental desarrollada por Kyocera, con ella obtendrás mucho más que una herramienta de gestión documental, es una avanzada plataforma de gestión de contenidos y procesos empresariales. Un ECM (Enterprise Content Management) que ha evolucionado hacia una herramienta colaborativa con capacidad para sincronizar y compartir tanto documentos como archivos. 

Una nueva forma de comunicación y trabajo basado en la colaboración, la información y los procesos eficientes. Solpheo está disponible tanto en plataformas Cloud (en la nube) como On Premise, lo que permite a los empleados acceder a los documentos estén donde estén y desde cualquier dispositivo, permitiendo desarrollar todo el potencial que permite la centralización de contenido y procesos de negocio.   

Una solución de gestión documental que ayuda a los despachos profesionales en su camino a la transformación digital Clic para tuitear

Una solución centrada en el empleado, encuentra rápidamente lo que necesitas con la búsqueda avanzada de documentos. Tus archivos estarán almacenados de forma segura tanto en tu ordenador como en la nube. Podrás trabajar sobre la última versión y sobre el mismo documento a la vez que otros miembros de tu equipo, la plataforma te permite bloquear el documento mientras trabajas para que nadie pueda cambiar esa versión mientras lo modificas. Tendrás un control completo de tu información, dando acceso a la información tanto para su gestión como para su visualización a quién consideres oportuno. 

 

One more thing 

CONEXIÓN DIRECTA DESDE TU MULTIFUNCIÓN A LA NUBE. 

Gracias a la integración del embebido con la tecnología de Solpheo se facilita al usuario gestionar la documentación en la multifunción Kyocera de forma directa: 

Permite escanear desde el equipo multifuncional directamente a los espacios de Solpheo (SDrive del usuario, una carpeta en favoritos o cualquier espacio de trabajo en el que participe). Permite crear carpetas en la nube desde el propio display de la multifunción, permite imprimir desde la multifunción los documentos almacenados en Solpheo. 

solpheo embebido en taskalfa
* Controla tus archivos en Solpheo desde tu multifuncional Kyocera

Con Solpheo Suite elevas tu negocio de servicios profesionales a otro nivel, 

Si estás interesado en seguir ampliando información sobre la transformación digital de tu negocio, y quieres aprovechar la información para generar ventajas competitivas, hemos preparado un ebook en el que repasamos conceptos relacionados con la transformación digital, gestión documental y ECM. 

Para descargar haz click sobre el siguiente banner:

Dirección

Espacio de Iniciativas Empresariales
C/ Blas Cabrera, 23
CP-28806 Alcalá de Henares

910 527 131

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