fbpx

La tecnología avanza y con ella las formas de administrar los documentos. Así, cada vez más profesionales implementan un software de gestión documental para trabajar de un modo mucho más eficiente.

Este tipo de soluciones están plenamente consolidadas en un contexto digital y cada vez más competitivo, el administrador de fincas utiliza este software para realizar un seguimiento de las acciones a realizar en cada una de sus comunidades, centralizar la documentación en un lugar accesible y seguro, cumplir con la normativa vigente, y tener acceso en todo momento a facturas, actas y contratos (esto último muy útil a la hora de mantener una reunión de vecinos, sobre todo al ser accesible desde un dispositivo móvil).

¿Pero qué ventajas implica esta solución? A continuación, detallamos 7 pero seguro que tu encuentras alguna más:

1 Espacio de almacenamiento reducido.

El precio de las propiedades comerciales está aumentando, al igual que el coste de almacenar documentos en papel.

Un software de gestión documental (o DMS por sus siglas en inglés, Document Management System) puede reducir la necesidad de archivadores, cajas y bandejas de almacenamiento. En definitiva, es un activo valioso para cualquier empresa, liberando un espacio de oficina precioso.

De este modo, los documentos que deben guardarse como copias impresas a menudo se pueden almacenar en ubicaciones en la nube. Además, la creación y gestión de bases de datos es mucho más sencilla y efectiva.

2 Garantiza la seguridad.

La seguridad de los documentos es vital para muchas empresas. un software de gestión documental proporciona un mejor control sobre los documentos confidenciales.

El acceso a los documentos se puede controlar a nivel de carpeta para diferentes grupos o personas. Asimismo, deja un registro de auditoría de quién ha visto un documento, cuándo se accedió a él y cómo se pudo modificar. Los documentos administrados son altamente rastreables y se pueden etiquetar para permitir alertas automáticas.

3 Mejora del cumplimiento normativo.

Desde la entrada en vigor del RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) el cumplimiento de la normativa puede parecer, a priori, bastante complicado.

En este sentido, la no conformidad puede dar lugar a multas, licencias revocadas y, en algunos casos, responsabilidad penal.

Por lo tanto, un software de gestión documental reduce el riesgo de incumplimiento. Los programas de retención de registros, por ejemplo, pueden automatizarse y los nuevos documentos pueden clasificarse y almacenarse más fácilmente.

4 Recuperación sencilla.

La búsqueda y recuperación de documentos puede llevar mucho tiempo, y ya se sabe que el tiempo es dinero.

Los profesionales pasan del 5 al 15 % de su tiempo leyendo información y hasta el 50 % buscándola.

Un software de gestión documental específico para una empresa, puede ser una herramienta poderosa para ahorrar tiempo y esfuerzo.

Nuestra solución documental, puede recuperar archivos por una palabra o frase en un documento, búsqueda de texto completo, o puede aplicar categorías de índice a un documento o carpeta.

La integración más sencilla con las aplicaciones empresariales (Office Online, OneDrive, Google Drive) facilita el acceso a información crítica. También ofrece la oportunidad de acceder a documentos de forma remota. Mientras haya conexión a internet, se puede acceder a los documentos desde prácticamente cualquier lugar.

5 Facilita la colaboración.

Con esta tecnología compartir información y colaborar es mucho más fácil. Se puede acceder a los documentos capturados de diferentes fuentes desde múltiples ubicaciones.

Concede una mayor visibilidad de los procesos de negocios y puede permitir una mejor supervisión del flujo de trabajo. Igualmente, el acceso autorizado por usuarios externos puede ser permitido y monitorizado.

6 Mejor respaldo y recuperación de desastres.

Cualquier software de gestión documental debe incluir una copia de seguridad de datos y un plan de recuperación ante desastres.

Con el archivo digital como respaldo, los documentos en papel están protegidos contra incendios, inundaciones y otros desastres. Con nuestro software de gestión documental, los documentos son altamente rastreables y pueden ser rastreados dentro de un rango de criterios.

7 Los intangibles.

Esta solución también ofrece algunos beneficios intangibles y de gran valor para cualquier compañía:

– Flexibilidad.

– Competitividad.

– Mejora de las relaciones con los clientes.

– Tranquilidad.

En resumidas cuentas, una gestión y recuperación de documentos más rápida y eficiente puede aumentar la moral del personal y promover la satisfacción del cliente. Además, nuestro software de gestión documental es totalmente escalable para satisfacer las necesidades cambiantes de cualquier empresa.

Solpheo Workplace Cloud transforma digitalmente el corazón de tu negocio, proporcionando un entorno de trabajo digital para trabajar y acceder siempre a la información que necesites de manera ágil, segura y controlada.

Si quieres que te acompañemos en la transformación digital de tu negocio, contacta con nosotros para un demo personalizada, y descubre cómo optimizar el tiempo y los procesos de tu negocio.

 

Dirección

Espacio de Iniciativas Empresariales
C/ Blas Cabrera, 23
CP-28806 Alcalá de Henares

910 527 131 / 682 204 911