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VENTAJAS Y BENEFICIOS DEL PAGO POR COPIA.

 

Es evidente que el pago por copia y el administrador de fincas son conceptos que han de ir de la mano, pues las empresas se han dado cuenta de las ventajas que ofrece este sistema. De este modo, el renting de impresoras se ha convertido en un aspecto fundamental para cualquier administrador de fincas, que ha visto que tanto las fotocopiadoras como la impresora/escaner de la actualidad ofrecen unos servicios que antes ni se habían imaginado. Y todo ello redunda en la idea de la rentabilidad.

Entonces, esto se antoja como una de las claves para este salto tecnológico, pues esta rentabilidad se quiere a toda costa, pero para lograrla hay que controlar esos costes. Por ello, el pago por copia se basa en la optimización de estos recursos. También conocido como outsourcing de impresión o externalización del parque de impresoras.

Y aquí, el administrador de fincas tiene que optimizar sus recursos siempre que pueda, de ahí que una buena solución sea recurrir a este sistema, donde se estudian al detalle el volumen y las características de las impresiones para después solicitar las máquinas necesarias para ejecutar todo el volumen de copias. Por tanto, este administrador de fincas hace ver a la comunidad o comunidades, según gestione, que sólo se va a pagar por aquello que se consuma, que es el citado pago por uso.

De este modo, vemos que la principal ventaja, y consiguiente beneficio, es una mayor eficiencia por parte de las administraciones. Al final, estos estudios posibilitan que se pueda averiguar la cantidad de copias necesarias. No obstante, es necesario que este estudio esté bien realizado, algo de lo que se encarga el propio administrador. Por ejemplo, tendrá que ver los trabajos que debe presentar a los vecinos, así como los informes, para determinar qué copias necesita en blanco y negro y qué copias necesita en color.

Del mismo modo, cuando vaya realizando una serie de pedidos también puede establecer un sistema de control, sabiendo las impresiones que necesita para determinadas épocas del año y así limitar el uso de las fotocopias para que no sean más de la cuenta. Es decir, estaría llevando a cabo una optimización de todo el parque de impresoras que a final de año repercutiría en el balance comunitario.

La segunda ventaja del pago por copia y el administrador de fincas se refleja claramente en un ahorro considerable de los costes en cada copia. Y es que al final cuando se trata con documentos que se tienen que presentar es importante tener un control sobre los mismos. De este modo, gracias a una externalización del servicio se puede ahorrar y disponer de todos los detalles del coste total de estas impresiones, pudiendo declararlo en las facturas correspondientes. 

 

¿Eres administrador de fincas? Benefíciate del pago por copia.

 

Continuando con las ventajas, la productividad se erige como otra de las razones fundamentales para elegir este servicio. Y es que la preocupación por un fallo y un retraso en el envío de los documentos deja de existir porque si una máquina falla, la empresa se encarga de de enviar un técnico cualificado para la reparación de los equipos, para que así los administradores puedan continuar con su trabajo sin problemas. De la misma manera, tampoco habría que preocuparse en restar partes del presupuesto para comprar tinta ni para el consumo, pues solo se abonaría las copias o impresiones pertinentes, veamos un ejemplo de cómo funciona el pago por copia.

Por otro lado, la mejora de esta productividad también radica en una disposición más rápida de los documentos, sin perder tiempo en desplazamientos innecesarios ni en esperas sin sentido. Ahora únicamente estaríamos pagando por un servicio de impresión rápido y eficaz. Y de este modo, el administrador podría dedicarse a otras tareas en lugar de estar pendientes de estas impresiones, al saber que todo está controlado.

Una mayor transparencia también aparece como otra de las ventajas clave, pues al final las cuentas quedan más claras cuando se sabe exactamente el número de copias que se han realizado. Es decir, los costes ocultos de las partidas antiguas de la impresión se eliminan y únicamente los recursos quedan limitados para el administrador de fincas y las copias que necesite, pudiendo justificar los gastos perfectamente ante las comunidades que han contratado sus servicios.

Por otro lado, en función del número de comunidades que maneje cada administrador, se podría establecer una tarifa o un presupuesto mensual. Esto también sirve para la citada transparencia, tanto del administrador con las comunidades, como de la empresa externa con el propio administrador. Y con ello las cuentas quedarían más claras y el presupuesto podría quedar ajustado de una mejor manera para todas las partes.

Finalmente, la última ventaja que habría que resaltar es que se evita la obsolescencia tecnológica, pues al final la empresa externa se encarga de todos los detalles y siempre contará con equipos de alto rendimiento y última generación para que el administrador no tenga que estar preocupado sobre la falta de rendimiento. Equipos como la TASKalfa 307ci son ideales para un contrato de pago por copia en administradores de fincas.

De hecho, este aspecto preocupa bastante a los administradores, al estar conectado con el ahorro de los costes, pues si se compran equipos con vistas a un rendimiento a largo plazo, la obsolescencia tecnológica puede aparecer, por lo que habría que realizar de nuevo una compra de un equipo nuevo.

Por ello, los administradores no tendrían que preocuparse de esta renovación ni tampoco de la modernidad de las máquinas, pues todas las copias solicitadas saldrían con la mejor calidad al contar la empresa externa con máquinas adecuadas en todo momento.

En definitiva, el pago por copia se antoja como una solución ideal para los administradores de fincas, pero esta innovación también se ha extendido hasta las empresas privadas y las administraciones públicas.

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