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Invertir en gestión documental.

¿Por qué debemos dedicar recursos económicos en soluciones de gestión documental? Hoy más que nunca invertir en gestión documental es una necesidad más que una oportunidad, en este artículo intentamos explicar por qué debemos sustituir nuestros archivos físicos por archivos digitales. 

Archivo en papel o archivo digital.

Para comprender por qué es importante invertir en la digitalización de documentos y organización de archivos, lo mejor es analizar las diferencias de trabajar de forma tradicional de forma digital. 

La principal diferencia, aunque parezca evidente, es el formato de documento que vamos a archivar, formato papel o formato digital. Esta diferencia básica nos permite evaluar las ventajas de cada uno de esos formatos. 

 

VENTAJAS DEL ARCHIVO EN PAPEL:

1) Permite consultar los documentos almacenados sin necesidad de utilizar dispositivos electrónicos. 

2) Permite conservar los documentos íntegros sin poder modificarlos, o alterar por terceros. 

3) Permite firmar los documentos de manera manuscrita. 

 

VENTAJAS DEL ARCHIVO DIGITAL:

1) Permite alojar una gran cantidad de documentos sin ocupar espacio físico. 

2) Permite consultar desde cualquier dispositivo (PC, smartphone, tablet) sin necesidad de acudir al archivo físico. 

3) Permite la firma electrónica segura y con plena validez legal. 

4) Ventajas de nuestra solución Solpheo.

 

 Ahora bien, estamos de acuerdo en que ambos tienen sus ventajas, pero ¿qué hay de sus deventajas? ¿las tienen? Claro que sí, a continuación explicamos algunas. 

 

DESVENTAJAS DEL ARCHIVO EN PAPEL: 

1) No se puede garantizar la privacidad, los documentos pueden ser consultados por cualquier persona, e incluso pueden ser robados. 

2) Los documentos pueden ser destruidos por catástrofes naturales como inundaciones, incendios, etc… 

3) Con el paso del tiempo el formato papel tiende a deteriorarse, la humedad, los insectos, pueden ser agentes destructivos para tu archivo en papel. 

 

DESVENTAJAS DEL ARCHIVO DIGITAL:

1) La tecnología avanza sin parar, y nuestro archivo digital si no actualizamos el software y hardware puede verse afectado. 

2) Los documentos pueden ser el objetivo de hackers. 

3) Una persona con permisos puede modificar los archivos de la empresa 

 

Una vez analizadas las ventajas y desventajas tanto del archivo en papel como del archivo digital,  pasamos a explicar por qué debemos iniciar la migración de nuestro archivo en papel al formato digital, e invertir en gestión documental, es el momento de mirar a la oficina sin papel. 

  • La digitalización de documentos y organización de archivos agiliza los trabajos administrativos, elimina las tareas de archivar físicamente, conservar adecuadamente, actualizar o copiar documentos en papel. Este método de trabajo no sólo es más eficiente, también es más económico ya que disminuye el personal dedicado a mantener el archivo, y desviar ese talento a otras tareas más rentables. También permite un ahorro de espacio físico ya que no es necesario disponer de almacenes, trasteros, etc… para guardar las tradicionales AZ; por supuesto esto también se ve reflejado en nuestros gastos generales. Esto se maximiza si hablamos del sector de servicios profesionales (consultores, auditores, asesores, abogados…)

  • Otra razón importante, y más teniendo en cuenta la tan famosa y necesaria transformación digital de las empresas, es que la digitalización de archivos permite que diferentes personas trabajen de forma colaborativa y segura sobre el mismo documento. Ese trabajo colaborativo agiliza los plazos de los proyectos, mejora los resultados, permite un análisis más rápido y eficiente de las acciones, acorta tiempos de entrega, y por consiguiente, el pago de facturas. 

 La digitalización de documentos agiliza los trabajos administrativos de tu equipo y optimiza su rendimiento. Clic para tuitear

Muy bien, lo tengo claro pero ¿cuál es el siguiente paso? 

Hemos visto las diferencias entre archivo en papel y archivo digital, además de algunas de las razones que están llevando a cada día más empresas a dar el salto a la oficina sin papel. Bien, es el momento que te demos 3 consejos básicos para diseñar tus flujos de digitalización de documentos: 

1) Antes iniciar la migración digital consulta con un asesor experto en este tipo de procesos. Esto te garantizará que el proceso de digitalización documental está perfectamente alineado con las necesidades de tu empresa. 

2) Uno de los puntos más importantes es implicar a todo tu equipo humano, una actitud positiva al cambio y su colaboración es fundamental para lograr el éxito a una migración digital. 

3) Hay varias soluciones en el mercado, nosotros por supuesto te recomendamos Solpheo, el software de gestión documental de Kyocera Document Solutions, una herramienta potente con una curva de aprendizaje sencilla 

Este punto es muy importante, especialmente para aquellas empresas que cuentan con personal poco o nada acostumbrado a la tecnología digital. ¿Hablamos?

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