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CONTROL DEL GASTO DE IMPRESIÓN

El accounting de impresión es una técnica de ahorro y control, que permite al usuario realizar un seguimiento detallado de todos los procesos que se realicen en las impresoras de su empresa. Tiene sentido cuando son varios los usuarios que utilizan una impresora, y quieres saber el uso que hace cada uno de ellos (fotocopias, impresión, escaner, fax, copias a color o en monocromo..) 

Gracias al accounting de impresión podemos analizar los costes que incurre la empresa sistemáticamente, y con esa información podemos tomar decisiones estratégicas sobre cómo optimizar procesos. Si hablamos de procesos de impresión es fundamental analizarlos para saber: 

1- El coste de consumibles que tenemos. 

  1. El consumo real de cada usuario (por ejemplo, copias realizadas al mes)

3- Los equipos que más se utilizan, y los más eficientes. 

4- Tiempos de impresión, coste medio de cada trabajo impreso… 

Generalmente las impresoras ya incorporan herramientas y aplicaciones de análisis de uso, como por ejemplo el informe de estado. En dicho informe obtenemos diferentes parámetros de red, nivel de consumibles, número de copias…, sin embargo las soluciones de accounting de impresión permiten agregar otros datos que nos ayudan en la toma de decisiones estratégicas. Por ejemplo, si cruzamos esos datos entre las diferentes impresoras de nuestra empresa, podemos obtener información sobre si hay equipos con saturación de usuarios en determinadas plantas, y otras que tienen poco rendimiento en comparación con el  de usuarios que acceden a ella. 

Una solución de accounting de impresión es una estupenda opción para que una empresa pueda optimizar su inversión en equipos de impresión, y retornos en copias e impresiones. Lo que permitirá trabajar de una manera más rápida y eficaz, adquirir equipos más eficientes y por supuesto, distribuir mejor sus equipos de impresión. 

Por otro lado, uno de los usos más frecuentes del accounting de impresión, es el conocer el uso que da cada usuario a los equipos, ya que nos permite saber quién, cómo y cuándo esta consumiendo los recursos de impresión. Puede ser individual o por departamento. 

Este control permite establecer objetivos de ahorro y políticas de impresión. Un ejemplo muy común y útil, es integrar tarjetas de usuario que permitan un gasto determinado, y que el consumo pueda variar dependiendo de las funciones de cada usuario o al departamento que pertenezca. El objetivo es siempre mejorar la planificación de gastos, y sobre todo evitar un mal uso de la gestión de recursos de la empresa. Con esta solución reduciremos de gran manera, e incluso eliminar el uso de la impresora de la empresa para trabajos personales (fotocopiar libro del colegio, imprimir trabajos a color para la universidad, etc…) De esta manera, los usuarios participan en la gestión de programas de ahorro. 

¿CÓMO NOS AYUDA A REDUCIR LOS COSTES DE IMPRESIÓN?

Bueno hay diversas formas, por ejemplo limitar la impresión a color a determinados departamentos de la empresa, forzar la impresión a doble cara para ahorrar un 50% el consumo de papel, establecer calidad de impresión… 

El pago por copia es una manifestación de la economía colaborativa, nuestro pago por copia permite poner a disposición de pymes y autónomos, una gama de equipos profesionales sin necesidad de comprarlos mediante ofertas de renting tecnológico. Con las ventajas económicas, financieras, contables y fiscales que ello conlleva.  

Además no sólo se ahorra en la compra de los equipos, sino también en los costes fijos de mantenimiento, compra de consumibles, piezas y asistencia técnica. 

Haz click aquí para ver qué incluye nuestro pago por copia.

Un sistema de pago por copia asegura un control de gastos, lo que nos permitirá tomar las decisiones adecuadas para nuestra empresa y poder ahorrar hasta un 30% los costes ocultos de impresión. 

CONCLUSIÓN 

Una solución de accounting de impresión nos permitirá monitorizar en profundidad el uso de cada uno de nuestros equipos, con el objetivo de controlar su rentabilidad: 

  • Permite analizar con precisión nuestros costes y necesidades de impresión. 
  • Contratar los equipos que mejor se adapten a nuestra necesidad. 
  • Establecer medidas de gestión y ahorro que nos permitan ser más eficientes como organización. 

Si estás buscando soluciones de ahorro y mejorar la gestión de tus impresiones, contacta con Workopy y un consultor especializado resolverá tus dudas, analizará tus necesidades y te ofrecera una solución que garantice la calidad y el resultado que necesitas.

Dirección

Espacio de Iniciativas Empresariales
C/ Blas Cabrera, 23
CP-28806 Alcalá de Henares

910 527 131 / 682 204 911

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